أكاديمية بيوت: نصائح للوكيل العقاري لكتابة المراسلات مع العملاء
من منطلق حرص السمسار على خدمة العملاء على أكمل وجه، يُعتبر بناء علاقة قائمة على الثقة والتفاهم أمرًا بالغ الأهمية، ففهم احتياجات العميل وتوقعاته يُساهم بشكلٍ كبير في توفير تجربة سلسة وفعّالة، كما أن النجاح في هذا المجال لا يتوقف فقط على إتمام الصفقات، بل يمتد إلى تقديم استشارات قيّمة ودعم مستمر للعملاء، وفي سبيل ذلك، يسعى الوسيط العقاري إلى تطوير مهاراته في التواصل عبر المراسلات النصية مع العملاء. نسلط الضوء في هذا المقال على أبرز نصائح مراسلات سمسار مع العملاء، متطرقين إلى نمط الكتابة الاحترافية في التواصل مع العملاء، وأهم الأمور الواجب مراعاتها.
نصائح مراسلات سمسار مع العملاء
من خلال الاستماع الفعّال، والرد السريع، وتقديم معلومات دقيقة، يمكن للوسطاء العقاريين خلق تجربة إيجابية تعزز من تجربة العملاء وتضمن لهم تحقيق النجاحات في ظلّ التنافسية العالية التي يشهدها سوق العقارات في الإمارات. إليك أبرز نصائح مراسلات مع العملاء كسمسار:
استخدام لغة واضحة ومهنية
أولى استراتيجيات مراسلات سمسار مع العملاء هي استخدام لغة سهلة الفهم خالية من الأخطاء اللّغوية والنحوية، ومهنية خالية من العواطف المفرطة في الوقت ذاته، فعندما تكون اللّغة بسيطة ومباشرة، يُصبح من الأسهل على العملاء فهم المعلومات والتفاعل معها بإيجابية، كما أن أسلوب الكتابة الذي يتسم بالاحترام والود يمكن أن يترك انطباعًا إيجابيًا يدوم طويلاً بينهما.
الاستجابة السريعة
لا بد من التطرق إلى ميزة الاستجابة السريعة عند الحديث عن أبرز نصائح محادثات سمسار مع العملاء، نظراً لكونها إحدى العوامل الرئيسية التي تُسهم في بناء علاقات قوية ومستمرة مع العملاء، ففي هذا العالم سريع التغير والتطور، أصبحت الردود السريعة على الرسائل ضرورة مُلحة للحفاظ على العميل.
الإيجاز في الرسائل
إذا كنت تود إرسال رسالة واضحة يستطيع العميل استيعابها بسرعة، فخاصية الإيجاز في الرسائل هي الأداة التي تبرز مدى احترافية مراسلات سمسار مع العملاء، إذ يمكنك من خلال كتابة جمل رسمية قصيرة، وفقرات مختصرة، وقوائم مرتبة، إرسال رسالة واضحة ذات معلومات قيّمة للعميل، وهذا لا يحافظ فقط على اهتمام العميل، بل يعزز أيضًا من احترافيتك كوكيل عقاري ويعكس احترامك لوقته، لكن عليك تجنب الرد على العميل بكلمة واحدة مثل “نعم” أو “لا”.
الحفاظ على الخصوصية
نصل في قائمة أبرز نصائح مراسلات مع العملاء كسمسار إلى الحفاظ على خصوصية العميل وبياناته، والتي تعد العنصر الأهم لبناء علاقات قوية ومستدامة مع العملاء، وليست مجرد واجب قانوني، حيث يجب على الوسيط العقاري توفير بيئة آمنة تعزز من ثقة العميل به ويجعله يشعر بالراحة أثناء مشاركة معلوماته، فضلاً عن ذلك يجب أن يكون حذرًا عند مناقشة المعلومات الشخصية أو المالية، مع الالتزام بأفضل ممارسات الأمان لحمايتها، كما يجب عدم الضغط على العميل للكشف عن معلومات لا يرغب في مشاركتها.
اجعل الرسالة خاصة بالعميل
كثيرًا ما نقرأ على هواتفنا رسائل أُعدت بصيغة عامة، الأمر الذي يجعلها تبدو خالية من المشاعر الشخصية، وتدفعنا لإهمالها، إذ تفتقر إلى اللّمسة الشخصية التي تجعل العميل يشعر بأنه مهم ومقدر، وليس مجرد رقم ضمن قائمة العملاء المستهدفين، ولعلّ تخصيص الرسائل بحيث تتناسب مع كل عميل على حدة، تعد واحدة من أبرز الحلول لتفاعل إيجابي بين العميل والسمسار. إليك بعض النصائح لتخصيص رسائلك للعملاء كسمسار محترف، كما لو كنت تتحدث معهم وجهًا لوجه:
- إذا كنت تتراسل مع العميل لأول مرة، أو لست متأكداً من أن رقمك مسجل لديه أو أن العميل يتذكرك، فاحرص على أن تتضمن رسالتك اسمك واسم وكالتك العقارية
- ابدأ الرسالة بتحية شخصية باستخدام اسم العميل
- استخدم نبرة واضحة تتناسب مع شخصية العميل
- إذا كانت لديك محادثات سابقة مع العميل، اذكر تفاصيل من تلك المحادثات، حتى يخلق شعوراً بالاستمرارية
- خصص رسالتك حول اهتمامات العميل أو احتياجاته وتفضيلاته الخاصة
- أظهر تقديرك للعميل من خلال عبارات الشكر أو الاعتراف بجهوده السابقة
- اترك مساحة للعميل للتعبير عن آرائه أو أسئلته
- إذا تأخرت بالإجابة، لا تلقي باللّوم على أحد، بل قدم اعتذاراً بكل شفافية عن تأخرك في الرد
أمور أخرى يجب مراعاتها أثناء التراسل مع العميل
جمعنا لك في هذه الجزئية مجموعة من الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة المراسلات بين الوكيل العقاري والعملاء.
- قسّم الرسالة إلى فقرات قصيرة ومنظمة لسهولة القراءة
- استخدم العناوين الفرعية إذا كانت الرسالة طويلة أو تحتوي على نقاط متعددة
- ركّز على فوائد العقار والقيمة التي سيجنيها العميل وكيف سيلبي احتياجاته
- كن مستعداً للإجابة عن أي استفسارات قد يطرحها العميل
- أنهِ الرسالة بدعوة العميل إلى ترتيب موعد لمشاهدة العقار
- أرفق رقم التواصل بشكل واضح في الرسالة
- أظهر اهتماماً برد العميل وأرسل له تذكيراً بعد أيام قليلة
- في بداية الرسالة ونهايتها، حافظ على لغة التهذيب والاحترام واللباقة
نختتم مقالنا من أكاديمية بيوت الذي سلطنا الضوء من خلاله على أبرز نصائح مراسلات سمسار مع العملاء. ننصحك كذلك بالتعرف على أفضل نصائح خدمة العملاء للوكيل العقاري التي تجعلك الأفضل من بين آلاف الوكلاء العقاريين العاملين في السوق، كما يمكنك إلقاء نظرة على أخطاء لغة الجسد التي تفسد الصفقة العقارية.
ستجد مزيداً من المقالات المنوّعة والمفيدة في مدوّنة ماي بيوت، المدونة العقارية الأولى باللغة العربية في دولة الإمارات العربية المتحدة، فتفضّل بتصفّحها، ولا تتردد بالتواصل معنا عبر حيّز التعليقات، كما يمكنك الاشتراك في نشرة ماي بيوت الإخبارية، ليصلك كلّ جديدٍ حول المواضيع التي تهمّك أسبوعياً.
