كيفية كتابة البريد الإلكتروني بطريقة احترافية ومثالية

تعد الإيميلات أو كما تعرف برسائل البريد الإلكتروني من أبرز وسائل التواصل وأكثرها شيوعاً في الوقت الراهن، حيث تستخدم رسائل البريد الإلكتروني في شتى المجالات وأبرزها في العمل والتواصل مع المؤسسات الحكومية وغير الحكومية، وذلك كونها وسيلة غير رسمية كالخطابات، إلا أنها موثوقة أكثر من الكلام المباشر. يجب على الأشخاص الذين يمرون في مرحلة البحث عن عمل في الامارات أو يتواصلون مع رؤسائهم في العمل بشكل دوري معرفة كيفية كتابة ايميل بالانجليزي أو بالعربي بطريقة احترافية. إن كنت ممن يعتمدون على رسائل البريد الالكتروني في التواصل بمختلف مجالات الحياة، تابع المقال التالي لتتعرف على طريقة كتابة ايميل بالانجليزية أو العربية بالشكل الصحيح.

كيفية كتابة ايميل باللغتين العربية والإنجليزية

نتطرق في هذا المقال لتوضيح طريقة كتابة الإيميل باللغتين العربية والإنجليزية، حيث أن معرفة كيفية كتابة الايميل بالطريقة الصحيحة تضمن لك الحصول على مرادك.

كتابة إيميل رسمي بالعربي

إن طريقة كتابة ايميل بالعربي بشكلٍ صحيح تضم العديد من الخطوات والتي يجب اتباعها بحذافيرها للحصول على نموذج ايميل رسمي بالعربي بالطريقة الصحيحة، وتالياً أهمها:

• البدء بتحية احترافية
• توجيه الرسالة والمضمون بشكلٍ موجز
• الختام بشكلٍ لائق

أما عن كيفية كتابة ايميل باللغة العربية والخطوات التي يجب اتباعها، فنلخص فيما يلي الخطوات والنصائح التي تجيب على سؤال كيف اكتب ايميل بالعربية؟

• ابدأ الإيميل بالتحية المناسبة باسم الشخص الذي سيقرأ الرسالة، كأن تقول: “السيد سامر، تحية طيبة وبعد”
• أشر إلى الموضوع الرئيسي للرسالة في مقدمة الإيميل وفي خانة الموضوع، حتى لو كنت ترغب في التعريف عن نفسك أولاً، فمن الضروري أن يعلم الطرف الآخر سبب الإيميل، أي يمكنك التعريف عن نفسك في المقدمة وكتابة صياغة مثل: “وأكتب لك بخصوص المستجدات الأخيرة التي حصلت”
• لا تبدأ الرسالة بجملة أو فقرة غامضة، فهذا سيربك القارئ
• تجنب الاختصارات والكلمات والمصطلحات العامية، والتي قد لا تكون مفهومة لدى الجميع
• انتبه للاختلافات الثقافية إذا ما كنت تراسل شخص من بلد أو ثقافة مختلفة عنك، فبعض الكلمات قد لا تكون متداولة في ثقافته وقد لا يدرك معناها
• عبّر باختصار عما تريد في الإيميل قدر الإمكان، وتجنب الإطالة غير اللازمة كأن تكتب مقدمة ايميل طويلة
• في حال اشتملت الرسالة على طلب بتنفيذ أمر أو القيام بشيء ما، أضف تعبير “من فضلك” لتكون الرسالة أكثر تهذيباً واحتراماً للطرف الآخر
• تجنب أن تكون الرسالة بمقطع واحد، خاصة إذا ما كانت طويلة بعض الشيء، إذ يفضل أن تكون مؤلفة من عدة فقرات؛ فقرتين أو ثلاثة، لا أن تكون فقرة واحدة فقط
• إذا اشتمل الإيميل على ملف ما في المرفقات، أشر إلى ذلك في نص الرسالة حتى يتذكر القارئ تحميل الملف المرفق والاطلاع عليه
• يمكنك إضافة توقيع في نهاية رسائلك في البريد الإلكتروني، إذ يجب أن يشتمل التوقيع على اسمك الكامل ومسمّاك الوظيفي واسم الشركة أو الجهة التي تعمل لديها ورقم هاتفك
• عندما تنتهي من كتابة الإيميل، أعد قراءته وصحّح ما يلزم
• احرص على أن يكون الخط في الرسالة واضحاً ومناسباً للقراءة، فعادةً ما يكون الخط الأساسي في البريد الإلكتروني صغير جداً، من الأفضل تكبير الخط ليصبح أكثر وضوحاً، وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية (يفضل استخدم اللون الأسود فقط)
• قم بإنهاء الرسالة بعبارة شكر من قبيل: “مع خالص التحيات” أو “مع خالص الشكر” وغير ذلك من التعابير المناسبة
• أقرأ الرسالة مرة أخرى واحرص على أن تكون قد تطرقت لكل ما تريد نقله في رسالتك

كيفية كتابة ايميل بالإنجليزية

لا تختلف خطوات كتابة الايميل باللغة الإنجليزية كثيراً عن اللغة العربية، وتالياً خطوات كتابة ايميل باللغة الإنجليزية:

• ابدأ دائماً رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك بتحية ودية احترافية واتبع طريقة كتابة نموذج ايميل رسمي، على سبيل المثال، قد تبدأ البريد الإلكتروني الرسمي باستخدام لقب عائلة المستلم
• انتقل بعد ذلك إلى سطر جديد وابدأ بكتابة رسالتك
• في نهاية الرسالة، يجب أن تترك توقيعك واسمك
• وتحت أي من هذه الصيغ اكتب اسمك الكامل، وفي حال كنت ترسل الرسالة من عملك، لا تنسى تضمين مسمّاك الوظيفي تحت اسمك أيضاً
• بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، من الضروري مراجعتها والتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية والإملائية

بعض الاختصارات المهمة في اللغة الإنجليزية

تالياً بعض الاختصارات الواجب اتباعها في طريقة كتابة ايميل رسمي لشركة:

نصائح عند كتابة ايميل بالعربية أو الإنجليزية

في هذه الجزئية، نقدم لكم أبرز النصائح التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند كتابة بريد إلكتروني بأي لغة، ومنها:

• كتابة عنوان جيد وملم يلخص ما يتم ذكره في مضمون الرسالة الإلكترونية
• لا تترك خانة العنوان “الموضوع” فارغة، حيث يتم نقل الرسالة إلى صندوق البريد العشوائي أو البريد غير الهام
• الحرص على الوضوح والإيجاز عند كتابة ايميل باللغتين العربية والإنجليزية
• إذا كنت ستطرق للحديث عن أمر ما بعيد عن مضمون الرسالة، يستحسن إرسال بريد إلكتروني آخر
• اترك مسافة بين الأفكار المختلفة ولا تدمجها في فقرة واحدة
• لا تستخدم فعل الأمر، لأنه يتسبب في الفهم الخاطئ للرسالة، عوضاً عن هذا، قم باستخدام أسلوب السؤال والطلب

إن كنت من سكان الإمارات، فحتماً ستحتاج لمعرفة كيف تكتب ايميل رسمي عند التقديم لوظيفة بواسطة مواقع وظائف في الامارات، لا سيما إذا كنت من فئة الشباب أو المراهقين الذين يبحثون عن وظائف المراهقين في الإمارات بمختلف أنواع الوظائف، أو إن كنت ممن لا يحملون المؤهلات العلمية ويرغبون في العثور على وظيفة في دبي دون شهادة.

كان هذا كل ما لدينا عن كيفية كتابة ايميل باللغتين العربية والإنجليزية في مقالنا، يمكنك التعرف على المزيد من المواضيع الشيقة والمهمة في مدونة ماي بيوت، نتمنى أن نكون قد وفرنا عليك عناء البحث، وإن كان لديك أي استفسار، فيسعدنا أن نساعدك بأي شكل ممكن عن طريق حيز التعليقات أسفل الصفحة.